Gestión de la información.

Es necesario e importante el manejo y organización de la información, ya que esto nos permite fortalecer nuestro perfil profesional, ofreciendo un análisis detallado de las técnicas y métodos que permiten a una organización, o a nosotros como profesionales, adquirir, producir y transmitir datos e información con suficiente calidad, precisión y actualidad para servir a los objetivos y propósitos de una organización.

Las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) son de vital importancia ya que se usan como un conjunto de recursos técnicos y tecnológicos, que nos permiten interrelacionar dinámicamente y de manera organizada todos los datos y la información necesaria para satisfacer las necesidades de información de nuestro entorno profesional de acuerdo a las dinámicas actuales.

Excel se presenta como una herramienta base, la cual cuenta con gran cantidad de formulas, tablas, gráficas y métodos que permite analizar la información a nivel cualitativo y cuantitativo, dándonos la capacidad como profesionales de representar las investigaciones superando nuestro ámbito corporativo. Su aplicación nos permitirá aportar juicios críticos sobre la información a nuestro cargo con un impacto satisfactorio en el entorno en el que nos desarrollamos.

¿Qué es Excel?

Es un programa que se encuentra integrado a Microsoft Office, el cual permite la organización y representación de datos cualitativos y cuantitativos sobre un tema específico teniendo en cuenta unas categorías de clasificación preestablecidas por el usuario.

¿Qué es una hoja de cálculo?

Documento que permite tratar la información en función del estudio de datos, la categorización y la consolidación de los mismos dentro del análisis de una investigación, lo que permite representar a modo estadístico con el apoyo de gráficos.

Celda: Es la intersección de una fila y columna. 

Columna: Conjunto de celdas agrupadas verticalmente, usan letras.

Fila: Grupo de celdas agrupadas horizontalmente, usan numeración.

Entorno de trabajo

La distribución de los comandos es igual en todas las aplicaciones de la suite Office, se maneja una cinta de opciones o Ribbon donde se agrupan comandos por función o utilidad. 

Permite almacenar temporalmente información de cualquier tipo.

Permite personalizar el texto para concederle el aspecto exacto que desea.

Permite darle la orientación adecuada al texto dentro de cada celda así como a combinar celdas. 

Permite convertir texto a un número, de forma local-independiente.

Permite aplicar un formato a nuestras celdas de manera rápida y conveniente. 

 

Permite introducir todo tipo de datos, texto, funciones e instrucciones, así como ejecutar operaciones matemáticas. 

Permite editar el contenido de una celda directamente en la celda.

Tabla

Rango de celdas que contiene datos y su fila superior describe el contenido de cada columna.

Gráfica

La representación de valores numéricos que mejora la comprensión de los datos.

Una tabla dinámica es una herramienta avanzada para calcular, resumir y analizar datos que le permite ver comparaciones, patrones y tendencias en ellos.

Las tablas dinámicas funcionan de forma un poco diferente en función de la plataforma que use para ejecutar Excel

PREPARACIÓN DE LOS DATOS

Es importante que antes de crear una tabla dinámica te asegures de tener datos tabulares, es decir, datos que están organizados en filas y columnas donde cada columna tiene un título.

La siguiente imagen muestra un ejemplo de datos tabulares.

Una vez que tenemos nuestros datos en el formato adecuado, podremos crear fácilmente la tabla dinámica.

CREAR UNA TABLA DINÁMICA

Para crear una tabla dinámica seguimos los siguientes pasos:

1. Haz clic en cualquier celda de los datos de origen.
2. Ve a la pestaña Insertar y haz clic en el botón Tabla dinámica que está dentro del grupo Tablas.

3. Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica y aceptamos los valores predeterminados.

4. Se creará una nueva hoja con una tabla dinámica en blanco.

En este punto hemos creado la tabla dinámica, solo que se encuentra vacía, y tendremos que configurar los campos que se mostrarán en el informe.

Dentro del recuadro de la tabla dinámica, que se muestra sobre las celdas de nuestra hoja, puedes leer la siguiente leyenda que nos indica la manera de crear el informe: “Para generar un informe, elija los campos de la lista de campos de la tabla dinámica”.

EL PANEL CAMPOS DE TABLA DINÁMICA

En la parte derecha de la ventana de Excel se mostrará el panel Campos de tabla dinámica que tendrá la lista de todos los campos que podemos elegir para crear el informe.

Los campos de nuestro interés tendrán que ser arrastrados a alguna de las cuatro áreas que se muestran en la parte inferior del panel.

Para este ejemplo, arrastraré el campo Marca hacia el área Columnas, el campo Vendedor hacia el área Filas y el campo Total hacia el área Valores y una vez realizados estos cambios tendremos listo nuestro informe tal como se observa en la siguiente imagen:

Los números que observas en la parte central de la tabla dinámica son el resultado de calcular la suma de todas las filas en los datos de origen y dicho cálculo se ha realizado de manera automática sin la necesidad de que ingresemos una fórmula.

Este tipo de tablas las conocemos como dinámicas porque podemos elegir cualquier campo de la lista y colocarlo en cualquiera de las áreas que se encuentran en la parte inferior del panel derecho: Filtros, Columnas, Filas o Valores.

También podemos mover los campos aún después de haber creado la tabla dinámica, por ejemplo, en la siguiente imagen se muestra que he arrastrado el campo Vendedor al área Columnas y el campo Marca hacia el área Filas.

Como resultado tendremos los nombres de los vendedores en los encabezados de columna y las marcas como los encabezados de filas.

TABLAS DINÁMICAS RECOMENDADAS

Además del proceso descrito anteriormente, podemos crear una tabla dinámica usando el comando Tablas dinámicas recomendadas con los siguientes pasos:

1. Haz clic en cualquier celda de los datos de origen.
2. Ve a la pestaña Insertar y haz clic en el botón Tablas dinámicas recomendadas que está dentro del grupo Tablas.

3. Se mostrará un cuadro de diálogo con una lista de tablas dinámicas que podremos crear con solo seleccionarla y pulsar el botón Aceptar.

4. Se creará una nueva hoja que incluirá la tabla dinámica que hayamos seleccionado en el paso anterior.

Aunque es poco frecuente usar esta alternativa para crear nuestras tablas dinámicas, la realidad es que es un buen ejercicio para aquellos usuarios que son nuevos en el uso de las tablas dinámicas ya que nos permitirá visualizar una amplia gama de opciones que tenemos disponibles.

La creación de tabla dinámicas es un proceso fácil de llevar a cabo y lo importante será aprender a usar las configuraciones disponibles que nos permitirán hacer un análisis profundo de los datos.

 Trabajo en equipo. 

El trabajo en equipo multiplica nuestra productividad , crea valor al efectuar valores que se complemente entre sí y contribuye al desarrollo de todos los miembros involucrados

El trabajo en equipo ayuda a construir una unidad de trabajo cohesiva. - Ifeanyi Enoch Onuoha.